Organização de Arquivos

Consiste no diagnóstico da situação dos arquivos nas empresas, elaboração de proposta de trabalho, definição e aplicação dos métodos mais adequados para cada tipo de documento, de acordo com as necessidades de recuperação das informações. Prestamos serviços nas áreas de arquivos de recursos humanos, contabilidade, jurídicos, administrativos em geral e arquivos técnicos como médicos, escolares e de engenharia, em suportes variados como papel, meio eletrônico, fotos, catálogos.
Os trabalhos são desenvolvidos nas dependências de nossos clientes, a fim de orientá-los nos procedimentos a serem adotados na manutenção dos arquivos após a implantação.

Principais serviços oferecidos

ELABORAÇÃO DE PROJETO
Desenvolvido pelos Arquivistas da DOCUMENTTA, consiste no planejamento intelectual das atividades, elaboração de cronograma e definição de profissionais necessários para a execução do projeto, buscando atender às expectativas dos clientes quanto a prazo e resultado.

ELABORAÇÃO DE TABELAS DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
Instrumento aprovado por responsáveis, da instituição cliente, que permite visualizar os prazos legais de guarda para cada tipo de documento e sua destinação.

ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS E DADOS
Aplicação de metodologia arquivística na ordenação, armazenamento e identificação dos documentos e dados.

PREPARAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA MICROFILMAGEM E ENCAMINHAMENTO PARA BIRÔ DE MICROFILMAGEM DE CONFIANÇA
Preparação e digitalização de documentos.

A microfilmagem e a digitalização poderão ser efetuadas para facilitar o acesso às informações e preservar os originais.

ELABORAÇÃO DE CONTROLE DE EMPRÉSTIMOS DE DOCUMENTOS E SISTEMA DE BUSCA
Instrumentos que visam facilitar o acesso às informações e controlar o fluxo.

DESCARTE DE DOCUMENTOS
Após a aprovação dos responsáveis e prescrição dos prazos legais ou administrativos, os documentos podem ser eliminados. A DOCUMENTTA recomenda a trituração por garantir o sigilo das informações e a preservação do meio ambiente.

ELABORAÇÃO DO MANUAL DE ARQUIVOS
Instrumento que permite conhecer todas as normas e procedimentos implantados e aplicados à documentação que será gerada posteriormente.

MANUTENÇÃO DO SISTEMA IMPLANTADO
A DOCUMENTTA fornece profissional capaz de dar continuidade ao projeto implantado, oferecendo o serviço de manutenção, com a freqüência adequada à quantidade de documentos gerados e/ou recebidos.

CONTROLE E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS E DADOS
Assessoramos na Implantação e Manutenção de Sistemas da Qualidade, ISO 9000 e Sistemas de Gerenciamento Ambiental ISO 14000, quanto a geração e controle da documentação técnica.

Treinamentos "In Company"

São cursos com público alvo definido em função da documentação produzida em cada instituição, direcionados para sanar as dúvidas do dia-a-dia de quem produz ou recebe documentos. Esses cursos têm o objetivo de transmitir a forma de aplicação dos métodos práticos e procedimentos corretos para organização, recuperação, empréstimo, reprodução e conservação de documentos.

Principais serviços oferecidos

TREINAMENTO PARA CLIENTES NA ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Atividade destinada para os clientes que, após a implantação do Sistema de Arquivos, pretendem gerir o seu arquivo com mão-de-obra própria. O treinamento será ministrado por profissionais da DOCUMENTTA com base no Manual de Arquivos a fim de capacitá-los a conduzir o trabalho com a mesma qualidade implantada no projeto inicial.

TREINAMENTO PARA SECRETÁRIAS E USUÁRIOS QUE TRABALHEM COM DOCUMENTOS
Os cursos podem ser ministrados, em horários alternativos, na própria empresa, ou em locais próprios para eventos, quando para grupos formados por diversas empresas.